Het stadsarchief bewaart zijn digitale archieven in het digitaal depot. Hierin worden digitaal geboren archiefdocumenten en gedigitaliseerde archieven duurzaam bewaard. Het digitaal depot werd eind 2007 in gebruik genomen en is sinds 2009 ontsloten via de website van het FelixArchief.

Met het digitaal depot is het mogelijk om:

1. geautomatiseerd digitale archieven op te nemen en te archiveren
2. digitale archieven duurzaam en systeemonafhankelijk te archiveren
3. records management functies aan de stedelijke vak- en procesapplicaties aan te bieden
4. digitale archiefdocumenten plaats- en tijdsonafhankelijk te raadplegen

Het stadsarchief ontwikkelde het digitaal depot zelf. Hierbij werd het opnameproces maximaal geautomatiseerd. Als onderdeel van het opnameproces worden technische en beheersmetadata automatisch geregistreerd en als onlosmakelijk onderdeel van de Archival Information Packages (AIP) duurzaam opgeslagen. Het stadsarchief archiveert de digitale archieven in hun oorspronkelijk bestandsformaat. Zijn dit geen open of gestandaardiseerde bestandsformaten, dan zet het deze formaten als onderdeel van het opnameproces bijkomend om naar een meer geschikt archiveringsformaat. Deze omzettingen worden goed gedocumenteerd in de AIP’s.

Het digitaal depot verwerkt ook de grote digitaliseringsstromen binnen het stadsarchief (scanning on demand, scanstraat denBell, reprografie-aanvragen) en de externe preserveringsdigitaliseringen. De verwerking van deze scanprocessen gebeurt volledig automatisch en resulteert in een opname in het digitaal depot. Na opname in het digitaal depot zijn de gedigitaliseerde archieven meteen online raadpleegbaar.

Voor de duurzame opslag van digitale archiefdocumenten en hun metadata maakt het stadsarchief intensief gebruik van XML. XML wordt hierbij gebruikt als archiverings-, metadata- en inkapselingsformaat. Het stadsarchief ontwierp hiervoor een eigen XML-schema en garandeert hierdoor systeemonafhankelijkheid. Wijzigingen aan opslagsysteem, database van het stadsarchief, enz. hebben geen enkele impact op de duurzame informatiepakketten.

Een belangrijke onderdeel van het beheersproces is de permanente controle op het digitaal depot. De aanwezigheid en de integriteit van de digitale inventarisnummers en hun metadata worden permanent en systematisch gecontroleerd.

Het digitaal depot kende de voorbije jaren een sterke aangroei, wat resulteert in steeds meer archiefdocumenten die digitaal beschikbaar zijn. Eind september 2016 overschreden we die van maar liefst 1.000.000 digitaal beschikbare inventarisnummers!