Elk goed archiefbeheer, en zo ook in de digitale wereld, zorgt ervoor dat de documenten en dossiers op een afgesproken centrale plaats worden bewaard en niet worden verspreid.
Voorzie in uw Windows Verkenner of Apple Finder één plaats om uw digitaal klassement te bewaren en sla digitale of gedigitaliseerde documenten hier steeds op Omdat er ook nog papieren documenten worden verzonden of ontvangen, is het aangewezen om deze documenten te digitaliseren zodat alles op één plaats samen zit.
Elk goed archiefbeheer, en zo ook in de digitale wereld, zorgt ervoor dat de documenten en dossiers een ordening en structuur krijgen.
Het grote voordeel van de digitale omgeving is dat het schema voor het klasseren van de documenten ook meteen de bewaarplaats is van de documenten, bv. de mappenstructuur in Windows Verkenner of Apple Finder .
De structuur van het archief of van het digitale klassement staat best zo dicht mogelijk bij de werking en weerspiegelt zo de organisatie en activiteiten. Uit de namen van de rubrieken of mappen moet de inhoud duidelijk zijn zodat iedereen snel een dossier of onderwerp kan terugvinden.
Omdat elke vereniging enerzijds een eigen specifieke structuur en werkwijze heeft en anderzijds een aantal standaardactiviteiten kent, kan er gewerkt worden met een model. Dit model past u aan naargelang de eigen behoeften door zelf onderdelen toe te voegen of te schrappen tot er een werkbare en logische structuur is die voor alle gebruikers duidelijk is.