Het aandeel niet-openbare archieven in het FelixArchief is erg beperkt zoals bepaald in het decreet op de openbaarheid van bestuursdocumenten. We passen de wettelijke beperkingen inzake openbaarheid voor een aantal categorieën van documenten toe en daarbij is de bescherming van de persoonlijke levenssfeer erg belangrijk. In bepaalde gevallen is er wel de mogelijkheid om niet-openbare archieven in te zien.

Wanneer krijgt u geen toestemming om niet-openbare archieven in te kijken?

Het FelixArchief kan geen inzage geven in onderstaande gevallen en weigert de aanvraag steeds wanneer de archieven:

• Onderhevig zijn aan geheimhoudingsbepalingen.
• Informatie bevatten die door derden vrijwillig is verstrekt en uitdrukkelijk als vertrouwelijk is bestempeld (bv. bezwaarschriften in bouwaanvraagdossiers).
• Vertrouwelijke commerciële en industriële informatie bevatten, die om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren beschermd worden.
• Vertrouwelijk informatie bevatten in verband met de openbare orde en veiligheid
• Op contractuele basis werden verworven en waarvan de tijdelijke geheimhouding werd bepaald (bv. wanneer er bij een geschonken privaat archief een overeenkomst is met de schenker).
• Nog niet zijn overgedragen naar het FelixArchief. Deze aanvragen moeten worden gericht aan de stadssecretaris of de OCMW-secretaris.

Hoe lang zijn gesloten archieven niet in te kijken?

• Vertrouwelijke commerciële of economische informatie: gedurende 30 jaar na de afsluitdatum van het dossier.
• Processen-verbaal van de politie: gedurende 75 jaar. Andere gerechtelijke documenten: gedurende 30 jaar na de afsluitdatum van het dossier.
• Gegevens die uitdrukkelijk als vertrouwelijk werden bestempeld: gedurende 75 jaar na afsluitdatum van het dossier.
• Bezwaarschriften in bouwdossiers: gedurende 75 jaar na afsluiting van het dossier. Zelfs de eigenaar van het gebouw kan deze niet inkijken.
• Documenten in verband met levende personen omwille van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonlijke informatie: gedurende het leven van de betrokken persoon
• Burgerlijke stand: gedurende 100 jaar
• Bevolkingsregisters: gedurende 120 jaar (opgelet: deze zijn steeds gebundeld per 10 jaar. Een bundel wordt pas openbaar wanneer ook het recentste deel 120 jaar oud is).
• Foto's, plannen van architecten en andere auteursrechtelijk beschermde documenten: openbaar raadpleegbaar in de leeszaal, maar mogen niet gereproduceerd worden zolang de bescherming van auteurs- en portretrechten geldt.
• Private archieven, geschonken door derden: dit zijn eveneens bestuursdocumenten, maar de schenker van het archief kan bijkomende beperkingen vragen. De archieven zijn dus gesloten gedurende de termijn die de schenker aangeeft.
• Kabinetsarchieven van burgemeesters en schepenen: deze documenten worden beschouwd als bestuursdocumenten en zijn openbaar, tenzij ze onder één van de hierboven beschreven regels vallen.

Wanneer krijgt u wel toestemming om niet-openbare archieven in te kijken?

De stadsarchivaris zal uw aanvraag goed- of afkeuren. De beslissing is afhankelijk van de persoon die de aanvraag doet en van de aard van de gegevens.

1. Gegevens die betrekking hebben op uzelf

• Milieu-informatie: Volgens de AARHUS-conventie en de wet op de openbaarheid van bestuur heeft iedereen recht om informatie in te zien wanneer die handelt over emissies in het milieu. Een aanvraag inzage in die zin wordt nooit geweigerd.
• Persoonsgegevens: Iedereen heeft steeds het recht om informatie over zichzelf in te kijken.

2. Gegevens voor stamboomonderzoek

In het bijzonder bij genealogisch onderzoek naar familieleden, kunnen heel wat documenten gesloten zijn omwille van de bescherming van persoonlijke levenssfeer van levende personen. Toch kan in bepaalde gevallen toegang gegeven worden tot niet-openbare archiefstukken:

• Waarbij personen vermeld in de dossiers reeds overleden zijn, mits overlijdensdatum gekend is of kan worden aangetoond
• Als duidelijk is dat het om de persoon zelf gaat aangezien iedereen inzage kan krijgen in de op zichzelf slaande gegevens
• Wanneer de betrokken persoon die vermeld wordt in het bestuursdocument toelating geeft, mits een document waaruit die toelating op naam duidelijk is gegeven
• Wanneer de overlijdens- en geboortedatum niet gekend is en het dossier al 75 jaar of meer is gesloten

3. Gegevens voor wetenschappelijk onderzoek

Volgens het archiefdecreet van juni 2010 kunnen wetenschappelijke onderzoekers onder bepaalde voorwaarden inzage krijgen in niet-openbare archieven. Als u wetenschappelijk onderzoek voert, kan u dat daarom best expliciet aangeven in uw motivering. U ontvangt hierna een e-mail met een vragenlijst die u invult. De beslissing van het FelixArchief over de aanvraag wordt gebaseerd op de criteria uit het archiefdecreet.

Samengevat zijn dit de voorwaarden om toelating te krijgen:

• Er wordt een wetenschappelijke onderzoeksmethode gehanteerd
• Er is een wetenschappelijk doel
• De onderzoeksresultaten moeten controleerbaar zijn
• Er moet een neerslag zijn van de onderzoeksresultaten of de onderzoeksresultaten zijn in te zien
• De persoonlijke levenssfeer van nog levende personen moeten gerespecteerd worden; persoonsgegevens moeten dus geanonimiseerd worden
• Gevoelige en strikt vertrouwelijke informatie mag niet gepubliceerd worden. De onderzoeker is verantwoordelijk voor het respecteren van de persoonlijke levenssfeer van levende personen en mag geen schade berokkenen.

4. Toestemmingen die door derden moeten worden gegeven

• Politie-archieven ​Voor niet-openbare politiearchieven heeft u een toestemming nodig van de procureur des Konings. U richt uw vraag hiervoor aan: Parket van de Procureur des Konings​ Bolivarplaats 20 bus 2 2000 Antwerpen 03/257 80 11
• Minuten van akten van de burgerlijke stand Voor niet-openbare akten van de burgerlijke stand heeft u een toestemming nodig van: Familierechtbank Bolivarplaats 20, bus 2 2000 Antwerpen

Hoe vraagt u niet openbare archieven aan?

Om niet-openbare stukken in te kijken, registreert u zich eerst als bezoeker van het FelixArchief . Wanneer een archief niet-openbaar is, ziet u een vraagteken bij het inventarisnummer staan. Als u doorklikt op het vraagteken, komt u in 'Mijn mandje' terecht. Bij het archiefstuk staat een motiveringsveld 'Aanvraag tot inzage'. Daarin motiveert u waarom u het aangevraagde archiefstuk wilt inkijken.